Der Bot interagiert mit der agree21Vorgangssteuerung. Der Prozess beginnt mit dem Vorgangsstart des Mitarbeiters. Nach den systembasierten Prüfungen der Kundendaten befüllt der Mitarbeiter einen per freiem Assistent+ gestalteten Auftrag.

Das Auftragsformular für den Bot beinhaltet die folgende Informationen:

• Schrankfachnummer
• Höhe des Schrankfachs in cm (Grundlage für Berechnung der Jahresmiete und der Versicherungssumme)
• Angabe des Einzugskonto (im Hause oder Fremdbank)
• Mitarbeiterkondition
• Anzahl ausgehändigter Zugangsmedium (Optionen: Schlüssel, PIN, AVM-Karte)
• Angaben zum Wirtschaftlich Berechtigten

Der Bot liest die Informationen des Auftragsformulars aus und führt zunächst Plausibilitätsprüfungen durch (z.B. korrektes Format einer externen IBAN, Existenz der Schrankfachnummer durch Abgleich mit einer Datei aller in der Bank vorhandenen Schrankfachnummern). Die Besucherkartei wird inklusive bereits bestehender Schrankfachvollmachten angelegt (DG-Formular 267050). Der Schrankfach-Mietvertrag (DG-Formular 267000) wird auf Grundlage des Auftragsformulars erstellt und zusammen mit der Besucherkartei lokal zwischengespeichert. Anschließend erhält der Ersteller die Verträge per Mail. Der agree21Vorgang wird dem Ersteller wieder in die Aufgabenliste eingestellt.

Nach Vertragsunterschrift archiviert der Mitarbeiter die Unterlagen im Archiv und bestätigt im Vorgang, dass die Kundenunterschrift geleitstet wurde. Hierdurch wird der agree21Vorgang zur Abschlussbearbeitung an den Bot weitergeleitet.

Die Abschlussbearbeitung des Bots beinhaltet:

1. Anlage einer Vertragsrolle am Kunden
2. Anlage der Dauerlastschrift für den Einzug der Jahresmiete
3. Belastung der unterjährigen Schrankfachmiete

Bei systemseitig erkannten Unplausibilitäten im Rahmen der Auftragsanlage oder bei der Bearbeitung erhält der Auftragssteller bzw. die Fachabteilung eine entsprechende Information per Mail.

Einstellende Bank: Volksbank Köln-Bonn eG

Fachliche Mindestanforderung

• Angebot von Schrankfächern

Technische Mindestanforderungen

• Einsatz der agree21Vorgangssteuerung
• Nutzung von agree21Formular
• Lizenzierte UiPath-Version

Technische Anpassungen:

• In hauseigenes Dispatchingmodell integrieren
• Hinterlegung aller verfügbaren Safe-Nummern in separater Excel-Datei (sofern Abgleich der Schrankfachnummer gewünscht)
• Quellcodes auf Bankindividualitäten anpassen (insb. Anpassung an hauseigenes Gebührenmodell)
• agree21 Berechtigungen überprüfen

• Übersicht Technische Anpassungen
• agree21Vorgänge inkl. Bausteine und Assistent+
• Quellcode der Bot-Administration in UiPath inkl. notwendiger Libraries
• Vorlage der Excel-Datei zur Safeübersicht